جلسات بخش مهمي از حيات هر سازمان هستند. حداقل يک چهارم از دوران کاري مدير در جلسات گروهي مي گذرد. 70 تا 80 درصد دوران کاري او به صحبت رودررو با ساير افراد و همچنين تعامل با گروه ها اختصاص دارد.
هرچه تعداد افراد در محيط کار و پيچيدگي کارهاي گروهي بيشتر باشد، لزوم برگزاري جلسات براي حل مشکلات، تصميم گيري، اشتراک اطلاعات و تبادل ديدگاه ها و نظرات بيشتر ميشود.
جمله محبوب من اين است «برگزاري جلسات، مديريت در دنياي واقعي است». جلسات فرصت بزرگي است تا شايستگي مديريتي خود (يا عکس آن را نشان دهيد، مهارتهاي ارتباطي تان را بهبود بخشيد، بر ديگران اثر بگذاريد، آنها را متقاعد کنيد و اهداف سازمان را پيش ببريد.
با اين وجود، جلسات مانند تبليغات هستند. بر اساس تخمين ها، 50 درصد هزينه صرف شده در تبليغات هدر مي رود؛ اما هيچ کس نمي داند کدام 50  درصد. به همين ترتيب، 50 درصد زمان صرف شده در جلسات هدر مي رود، اما هيچ کس نميداند اين 50درصد بيهوده را چگونه حذف کند.
اغلب جلسات بسيار طولاني، غير موثر، مبهم و بي هدف بوده و نتيجه محور نيستند. با اين حال، نمي توان از آنها اجتناب کرد. برگزاري جلسات براي موفقيت در محيط کسب و کار حياتي است.
اثرگذاري بر ديگران در اين کتاب، روش مديريت و مشارکت موثرتر در جلسات را مي آموزيد تا بيشترين بازگشت سرمايه را از زمان صرف شده در جلسات داشته باشيد.
روش برنامه ريزي و هدايت جلسه و عملکرد مدير در طول جلسه از عوامل مهم موفقيت شغلي او هستند. در جلسات، روسا و زيردستان به شما چشم دوخته اند. به خصوص روسا به کيفيت و کميت نظرات مفيدتان در جلسه بسيار حساس هستند. اگر جلسات را به خوبي مديريت کنيد، شما را به عنوان مديري موفق خواهند شناخت.
مي توانيد ستاره اي ياري رسان باشيد و بدرخشيد يا همه چيز را خراب کنيد. تصميم با خودتان است؛ ولي در هر صورت ديده خواهيد شد.
اگر رهبر باشيد، زيردستان اعتبار، شايستگي، هوش و شخصيت کلي تان را بر اساس توان هدايت جلسه ارزيابي مي کنند.
مديران موفق روش هدايت عالي جلسات و عملکرد موثر در آنها را ميدانند.
به گفته پيتر دراکر «جلسات نخستين ابزار مديريت هستند». از آنجا که بخش بزرگي از زمان کاري در جلسات سپري مي شود، استفاده بهينه از آنها و اطمينان از دستيابي به نتايج مطلوب، براي موفقيت حياتي است.
صرفه جويي در وقت اگر در برگزاري و هدايت جلسات استاد شويد، مي توانيد 40 درصد زمان از دست رفته در روز را برگردانيد و از آن براي انجام کارهاي اثربخش و کسب نتايج بيشتر استفاده کنيد تا باعث صعود سريعتر شما از نردبان شرکت شود؛ اما اگر در جلسات عملکرد خوبي نداشته باشيد، در مديريت موفق نخواهيد بود.
در اين کتاب درباره دو نوع جلسه صحبت مي کنيم. نخستين نوع که بيشتر با آن آشنا هستيد، جلسات گروهي است که افراد به دلايل مختلف دور هم جمع مي شوند. نوع دوم، جلسات دونفره است که با يک نفر يا افراد کمي ملاقات مي کنيد تا مذاکره، مصاحبه، نظم دهي، استخدام، اخراج، پاداش دهي، واگذاري کار با ساير فعاليت هاي مديريتي را انجام دهيد.
اين کتاب شامل 21 ايده کليدي است که حاصل سال ها مطالعه و تحقيق درباره سازماندهي و برگزاري جلسات موثر هستند. وقتي اين ايده ها يا حداقل بخشي از آنها را در مديريت جلسات به کار گيريد، در کمترين زمان آنقدر اثربخش مي شويد که خودتان هم باور نمي کنيد.